1. На каких условиях закрывается зал?
Вы хотите, чтобы кроме вас и ваших близких в зале никого не было. У разных площадок разный подход к этому. В большинстве есть определенная сумма, на которую нужно сделать заказ, чтобы никого в этот зал не сажали. А в некоторых говорят, что по меню заказывайте на любую сумму, а закрыть зал стоит отдельных денег.
2. Пробковый сбор
Вы купили хороший алкоголь на 80 тыс., а на входе говорят: «пробковый сбор — 1500 ₽ с бутылки». При 20 бутылках — ещё 30 тыс. сверху. Некоторые площадки вообще запрещают свой алкоголь без предупреждения.
3. Сроки утверждения меню и правки
За 2 дня до банкета вы захотите заменить горячее, а кухня скажет: «продукты уже закуплены, замена — 100% стоимости блюда». Или наоборот — вы забудете утвердить меню, и вам принесут «что повар решит».
4. Безалкогольные напитки, вода, чай/кофе
К концу вечера в зале остаётся только тёплая водопроводная вода. Чай/кофе часто считаются отдельно и «по-банкетному» — по 500 ₽ с персоны, о чём вы узнаете постфактум.
5. Какое оборудование есть в зале и на каких условиях его можно использовать?
Вы пригласили ведущего и диджея, а в зале «нет ни одного микрофона, колонки — для фоновой музыки, а проектор сломан». Аренда стороннего оборудования в день мероприятия — это х2–х3 к цене и логистический ад.
6. Свой декоратор и ограничения
Вы заказали живые свечи и конфетти — а в зале «только электрические свечи и никакого конфетти, потому что пачкает ковролин». Или декоратору запретят крепить что-либо к стенам — и вся концепция рушится. А еще на некоторых площадках есть требования по времени, например, завоз декора и оборудования - строго с 6 до 7 утра и монтаж до 10:00.
7. Тайминги заезда/выезда и задержки
До скольки и на каких условиях можно сидеть/танцевать/оставаться после мероприятия/сидеть без музыки? Сколько стоит продление банкета за каждый час сверх лимита?» Есть ли ограничения по громкости музыки и времени работы дискотеки?»
8. Гардероб, парковка, курилка, детский уголок
9. Что входит в стоимость аренды зала, а что оплачивается отдельно?
Пользование аппаратурой, парковкой, проектором и экраном,
10. Если останется еда, мы можем забрать ее с собой в контейнерах?»
Часто остатки утилизируются, особенно в ресторанах 5-звездочных отелей. Вы заплатите за огромное блюдо мяса, а домой уйдете голодные, потому что официанты вынесут все в служебный коридор.
11 Что будет, если кто-то из гостей разобьет бокал или испортит скатерть?»
Если не спросить: Вам могут выставить счет за «испорченное имущество» с коэффициентом 10 (например, 5000 руб. за простой бокал). Либо администратор замнет этот вопрос, но тогда вам нужно знать заранее, что это не ваша проблема.
Что еще может быть важно:
- Можно ли делать фейерверки? Использовать "Холодные фонтаны", свечи и т.д., если это есть в сценарии.